Privacy van zieke werknemers: wat mag u als werkgever weten?

Als een werknemer zich ziek meldt, wilt u als werkgever graag weten hoe u het beste kunt handelen. Maar hoe zit het met de privacy van de zieke werknemer? Wat mag u wel en niet vragen? We leggen het voor u uit, zodat u binnen de regels blijft.

Wat mag u vragen bij een ziekmelding?

Bij een ziekmelding mag u bepaalde vragen stellen die nodig zijn voor de planning. U kunt vragen:

Hoe lang denkt u afwezig te zijn?
Bent u bereikbaar voor werkgerelateerde zaken?
Zijn er lopende afspraken die overgenomen moeten worden?

U mag niet vragen naar de oorzaak van de ziekte of andere medische gegevens. Deze informatie is voorbehouden aan de bedrijfsarts of arbodienst.

De rol van de bedrijfsarts

De bedrijfsarts speelt een sleutelrol bij het begeleiden van zieke werknemers. Alleen hij mag medische informatie verzamelen en beoordelen. De bedrijfsarts informeert u over de functionele beperkingen en mogelijkheden van de werknemer, zonder de diagnose te delen.

Wat mag u niet vragen?

U mag geen vragen stellen over:

De specifieke medische diagnose.
Behandelingen of medicatie.
Of de ziekte werkgerelateerd is.

Dit zijn persoonsgegevens die onder de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) vallen en die u niet mag verwerken.

Registratie van verzuimgegevens

U mag bepaalde gegevens registreren om het verzuim te beheren, zoals:

De datum van de ziekmelding.
De verwachte duur van het verzuim.
Bereikbaarheid van de werknemer.

Zorg dat u geen medische details opslaat. De Autoriteit Persoonsgegevens houdt toezicht op de naleving van de privacyregels.

Re-integratie en privacy

Tijdens de re-integratie wilt u uw werknemer ondersteunen, maar de privacy moet gewaarborgd blijven. Bespreek met de bedrijfsarts welke werkzaamheden passend zijn. U mag de beperkingen en mogelijkheden van de werknemer kennen, maar niet de medische achtergrond.

Mag u controleren of de werknemer echt ziek is?

U mag niet zelf onderzoeken of de werknemer echt ziek is. Vertrouw op de beoordeling van de bedrijfsarts. Zelf een zieke werknemer controleren kan de privacy schenden.

Communicatie tijdens ziekte

Houd contact met de werknemer over praktische zaken en de voortgang van de re-integratie. Vermijd vragen over de aard en oorzaak van de ziekte. Focus op wat nodig is voor een succesvolle terugkeer naar werk.

Uw verplichtingen volgens de AVG

De AVG stelt strenge eisen aan de verwerking van persoonsgegevens. U mag alleen gegevens verwerken die noodzakelijk zijn voor:

De loondoorbetaling.
Verplichtingen rondom de Ziektewet en UWV.
De re-integratie.

Verzamel geen onnodige informatie en respecteer de privacy van uw werknemer.

Wat mag de bedrijfsarts delen?

De bedrijfsarts mag u informeren over:

De functionele beperkingen van de werknemer.
De verwachte duur van het verzuim.
Adviezen over aanpassingen op de werkplek.

Hij mag niet delen:

De exacte oorzaak van de ziekte.
Details over de gezondheidstoestand.

Hulp nodig bij privacy en verzuim?

Het is belangrijk om de privacy van uw zieke werknemers te respecteren en binnen de wet te handelen. Employer Legal kan u hierbij helpen. Wij bieden juridische ondersteuning en advies, zodat u zeker weet dat u de juiste stappen zet.