Officiële waarschuwing: hoe gaat u als werkgever te werk?

Een officiële waarschuwing is een belangrijk instrument voor werkgevers om werknemers te wijzen op ongepast gedrag of onvoldoende prestaties. Het doel van een officiële waarschuwing is om de werknemer te laten weten dat zijn of haar gedrag of prestaties niet acceptabel zijn en om hem of haar de kans te geven dit te verbeteren. In dit artikel leggen we uit wanneer en hoe u als werkgever een officiële waarschuwing kunt geven, wat de mogelijke gevolgen zijn, en hoe u dit op een juridisch correcte manier doet.

Wanneer geef je een officiële waarschuwing?

Een officiële waarschuwing kan worden gegeven in verschillende situaties, bijvoorbeeld bij herhaaldelijk ongepast gedrag, onvoldoende prestaties, of het niet naleven van bedrijfsregels. Het is een middel om de werknemer duidelijk te maken dat bepaald gedrag niet acceptabel is en dat er gevolgen kunnen zijn als dit niet verandert.

Voorbeelden van situaties waarin een officiële waarschuwing gepast kan zijn:

Ongepast gedrag: Dit kan variëren van grensoverschrijdend gedrag, zoals pesten of intimidatie, tot herhaaldelijk te laat komen of het negeren van veiligheidsregels.
Onvoldoende prestaties: Als een werknemer zijn of haar taken niet naar behoren uitvoert of niet voldoet aan de gestelde verwachtingen, kan een officiële waarschuwing noodzakelijk zijn.
Niet naleven van bedrijfsregels: Wanneer een werknemer zich niet aan de vastgestelde regels en procedures van het bedrijf houdt, bijvoorbeeld bij overtreding van de gedragscode of het veiligheidsbeleid.

Hoe geef je een officiële waarschuwing?

Een officiële waarschuwing moet altijd schriftelijk worden gegeven en duidelijk omschrijven welk gedrag of welke prestaties onacceptabel zijn. Het is belangrijk dat de werknemer begrijpt waarom de waarschuwing wordt gegeven en wat de consequenties zijn als het gedrag of de prestaties niet verbeteren.

Stappen om een officiële waarschuwing te geven:

Documenteer het probleem: Noteer specifiek welk gedrag of welke prestatie leidt tot de waarschuwing. Zorg ervoor dat u bewijs hebt, zoals verslagen van eerdere gesprekken, klachten van klanten of collega’s, of e-mails die het ongepaste gedrag bevestigen.
Gesprek met de werknemer: Voer een gesprek met de werknemer waarin u uitlegt wat het probleem is. Geef de werknemer de kans om zijn of haar kant van het verhaal te vertellen. Dit gesprek moet zorgvuldig worden voorbereid en gevoerd in een rustige en professionele setting.
Schriftelijke waarschuwing opstellen: Na het gesprek stelt u een schriftelijke waarschuwing op. Deze waarschuwing moet de aard van het probleem, de gewenste gedragsverandering, en de mogelijke gevolgen van herhaling of niet-naleving duidelijk omschrijven. Gebruik hierbij termen zoals “officiële waarschuwing” om de ernst van de situatie te benadrukken.
Overhandig de waarschuwing: Geef de officiële waarschuwing schriftelijk aan de werknemer, bij voorkeur per aangetekende brief of via een e-mail met ontvangstbevestiging, zodat u kunt aantonen dat de werknemer de waarschuwing heeft ontvangen.

Juridische aspecten van een officiële waarschuwing

Een officiële waarschuwing heeft niet alleen een disciplinair karakter, maar kan ook juridische implicaties hebben. Het opnemen van een waarschuwing in het personeelsdossier van de werknemer is een manier om een patroon van gedrag of prestaties te documenteren. Dit kan belangrijk zijn als u als werkgever later besluit verdere disciplinaire maatregelen te nemen, zoals een schorsing of ontslag. Een officiële waarschuwing kan als basis dienen voor ontslag op staande voet, mits deze goed is gedocumenteerd en de werknemer herhaaldelijk is gewaarschuwd.

Wanneer is een officiële waarschuwing rechtsgeldig?

Een officiële waarschuwing is rechtsgeldig als deze voldoet aan bepaalde voorwaarden:

Schriftelijk vastgelegd: De waarschuwing moet schriftelijk zijn en een duidelijke beschrijving bevatten van het ongepaste gedrag of de onvoldoende prestaties.
Redelijk en proportioneel: De waarschuwing moet redelijk zijn in verhouding tot het gedrag of de prestatie. Een extreme reactie op een klein incident kan als onredelijk worden beschouwd.
Duidelijke communicatie: De werknemer moet weten dat hij of zij een officiële waarschuwing krijgt en wat de gevolgen kunnen zijn als het gedrag niet verandert.

Gevolgen van een officiële waarschuwing

Een officiële waarschuwing kan verschillende gevolgen hebben, afhankelijk van de ernst van de situatie en de reactie van de werknemer. Het kan leiden tot verdere disciplinaire maatregelen, zoals een schorsing of zelfs ontslag als het gedrag niet verandert. Meerdere officiële waarschuwingen kunnen de basis vormen voor een beëindiging van de arbeidsovereenkomst, bijvoorbeeld via ontslag met wederzijds goedvinden of via de kantonrechter.

Ontslag na een officiële waarschuwing

Als de werknemer na een officiële waarschuwing blijft volharden in ongepast gedrag of onvoldoende prestaties, kan dit uiteindelijk leiden tot ontslag. Dit kan zowel via een vaststellingsovereenkomst als via een procedure bij de kantonrechter. Bij ontslag op staande voet is het essentieel dat er een gedocumenteerde historie van officiële waarschuwingen en gesprekken is die het ontslag rechtvaardigen.

Officiële waarschuwing aanvechten

Een werknemer heeft het recht om een officiële waarschuwing aan te vechten als hij of zij van mening is dat de waarschuwing onterecht is. De werknemer kan bezwaar maken en argumenten aandragen waarom de waarschuwing ongeldig zou moeten zijn. Het is belangrijk dat u als werkgever openstaat voor de kant van de werknemer en dat u een eerlijke beoordeling maakt. Juridisch advies kan hierbij nuttig zijn om te bepalen of de waarschuwing standhoudt.

Conclusie

Het geven van een officiële waarschuwing is een serieuze maatregel die zorgvuldig en juridisch correct moet worden uitgevoerd. Het is een belangrijke stap in het handhaven van discipline en het verbeteren van gedrag en prestaties binnen uw bedrijf. Employer Legal staat klaar om u te helpen bij het opstellen en implementeren van officiële waarschuwingen, zodat u als werkgever sterk staat en de rechten van zowel uzelf als uw werknemers worden gerespecteerd.