Verbetertraject voor werknemers: zo stelt u een succesvol verbeterplan op
Als werkgever kunt u te maken krijgen met een werknemer die niet naar verwachting presteert. In zo’n situatie is het belangrijk om gestructureerd en effectief te werk te gaan. Een verbetertraject biedt de werknemer de kans om zijn functioneren te verbeteren en helpt u als werkgever om helderheid te scheppen. In dit artikel bespreken we hoe u een goed verbeterplan opstelt, welke valkuilen u moet vermijden en hoe u het beste kunt omgaan met een disfunctionerende medewerker.
Wat is een verbetertraject?
Een verbetertraject is een afgesproken periode waarin de werknemer de gelegenheid krijgt om zijn prestaties te verbeteren. Samen met de werkgever stelt hij een verbeterplan op met concrete doelen en acties. Dit plan dient als leidraad om het functioneren te verbeteren en mogelijke problemen aan te pakken.
Wanneer start u een verbetertraject?
U begint een verbetertraject wanneer de werknemer onvoldoende functioneert en eerdere gesprekken geen verbetering hebben opgeleverd. Het is belangrijk om tijdig in te grijpen en de werknemer duidelijk te maken op welke punten verbetering nodig is. Door vroeg te starten, geeft u de werknemer een eerlijke kans om zich te herstellen.
Belangrijke onderdelen van een verbeterplan
Een effectief verbeterplan bevat de volgende elementen:
- Duidelijke doelstellingen: Formuleer specifieke en meetbare doelen. De werknemer moet precies weten wat er van hem wordt verwacht.
- Ondersteuning en begeleiding: Bied hulp aan, zoals coaching, training of mentoring, om de werknemer te ondersteunen.
- Tijdspad: Bepaal een realistische periode voor het verbetertraject, meestal tussen drie tot zes maanden.
- Evaluatiemomenten: Plan regelmatige gesprekken om de voortgang te bespreken en het plan zo nodig aan te passen.
- Eindevaluatie: Aan het einde van het traject beoordeelt u of de werknemer voldoende vooruitgang heeft geboekt.
Valkuilen bij het opstellen van een verbetertraject
Het opzetten van een verbetertraject kent enkele valkuilen die u wilt vermijden.
1. Onvoldoende concrete doelen
Als de doelen in het verbeterplan te vaag zijn, weet de werknemer niet wat er van hem wordt verwacht. Dit kan leiden tot misverstanden en frustratie. Zorg daarom voor duidelijke en meetbare doelstellingen.
2. Gebrek aan begeleiding
Een verbetertraject is niet alleen een toetsmoment, maar ook een kans om de werknemer te helpen. Bied voldoende begeleiding aan, zodat de werknemer de kans krijgt om zich te verbeteren.
3. Niet vastleggen van afspraken
Het is belangrijk om alle afspraken en evaluaties schriftelijk vast te leggen. Dit voorkomt misverstanden en kan van pas komen als het verbetertraject niet het gewenste resultaat oplevert.
4. Onrealistische tijdsduur
Een te korte periode geeft de werknemer onvoldoende tijd om te verbeteren, terwijl een te lange periode het proces kan vertragen. Kies een tijdsbestek dat past bij de aard van de verbeterpunten.
Hoe voert u het verbetertraject uit?
Tijdens het verbetertraject is het essentieel om regelmatig contact te houden met de werknemer. Plan evaluatiemomenten waarin u de voortgang bespreekt. Geef constructieve feedback en stel bij waar nodig. Zorg dat de werknemer zich gesteund voelt en weet dat hij altijd bij u terecht kan met vragen.
Ondersteuning bieden
Bied de werknemer middelen aan om zijn functioneren te verbeteren. Denk aan trainingen, workshops of begeleiding door een externe coach. Dit toont uw bereidheid om te investeren in de werknemer en kan het vertrouwen vergroten.
Tussentijdse evaluaties
Gebruik de evaluatiemomenten om te bespreken wat goed gaat en waar nog verbeteringen nodig zijn. Leg deze gesprekken schriftelijk vast en laat de werknemer deze verslagen ondertekenen. Dit draagt bij aan een volledig dossier.
Wat als het verbetertraject geen resultaat oplevert?
Als de werknemer na afloop van het verbetertraject nog steeds onvoldoende presteert, kunt u overwegen om verdere stappen te ondernemen. Het is dan belangrijk dat u kunt aantonen dat u de werknemer voldoende kansen heeft geboden om te verbeteren. Een goed gedocumenteerd dossier is hierbij onmisbaar.
Ontslag wegens disfunctioneren
Ontslag vanwege disfunctioneren is mogelijk, maar alleen als u als werkgever zorgvuldig heeft gehandeld. U moet kunnen laten zien dat u een goed verbetertraject heeft aangeboden en dat de werknemer ondanks dit traject onvoldoende verbetering heeft laten zien. De kantonrechter zal bij een ontslagaanvraag kijken naar de stappen die u heeft ondernomen.
Herplaatsing overwegen
Voordat u tot ontslag overgaat, is het verstandig om te kijken of herplaatsing in een andere functie mogelijk is. Dit toont aan dat u als werkgever alle opties heeft overwogen om de arbeidsovereenkomst voort te zetten.
Het belang van een goed dossier
Tijdens het verbetertraject is het essentieel om alle gesprekken, afspraken en evaluaties vast te leggen. Dit dossier dient als bewijs van uw inspanningen en kan helpen bij een eventuele ontslagprocedure. Zorg ervoor dat het dossier volledig en actueel is.
Wat moet er in het dossier staan?
- Verslagen van alle gesprekken met de werknemer.
- Het verbeterplan en eventuele updates hiervan.
- Resultaten van evaluatiemomenten.
- Bewijzen van aangeboden ondersteuning, zoals coaching of training.
- Eventuele schriftelijke waarschuwingen.
Tips voor een succesvol verbetertraject
- Communiceer duidelijk: Zorg dat de werknemer precies weet wat er van hem wordt verwacht.
- Bied ondersteuning: Faciliteer de werknemer met middelen zoals training of coaching.
- Houd regelmatige evaluaties: Bespreek de voortgang en pas het plan aan indien nodig.
- Leg alles vast: Documenteer alle stappen om een volledig dossier op te bouwen.
- Wees realistisch: Stel haalbare doelen en geef de werknemer voldoende tijd om te verbeteren.
Juridische aspecten en het arbeidsrecht
Het arbeidsrecht stelt strenge eisen aan ontslag wegens disfunctioneren. U moet kunnen aantonen dat:
- De werknemer op de hoogte was van de functie-eisen.
- U de werknemer tijdig heeft geïnformeerd over zijn disfunctioneren.
- U voldoende mogelijkheden heeft geboden om het functioneren te verbeteren.
- Herplaatsing in een andere functie niet mogelijk is.
Het is daarom verstandig om juridisch advies in te winnen bij het opbouwen van uw ontslagdossier. Onze experts kunnen u hierbij ondersteunen.
Veelgemaakte fouten bij verbetertrajecten
Soms maken werkgevers fouten bij het opzetten of uitvoeren van een verbetertraject, waardoor het ontslag niet wordt goedgekeurd. Enkele veelvoorkomende fouten zijn:
- Gebrek aan schriftelijke vastlegging: Mondelinge afspraken en gesprekken zijn moeilijk te bewijzen.
- Onvoldoende verbetertraject: De werknemer heeft niet genoeg tijd of middelen gekregen om zich te verbeteren.
- Geen duidelijke functieomschrijving: Als het onduidelijk is wat er van de werknemer wordt verwacht, is disfunctioneren lastig aan te tonen.
Case study: hoe het niet moet
Een werkneemster presteerde al geruime tijd ondermaats. De werkgever sprak haar hierop aan, maar deed dit voornamelijk mondeling. Er werd geen verbeterplan opgesteld en er waren geen schriftelijke verslagen van de gesprekken. Toen de werkgever besloot haar te ontslaan, wees de kantonrechter de ontslagaanvraag af. De reden? Er was onvoldoende bewijs dat de werkneemster de kans had gekregen om haar functioneren te verbeteren.
Hoe Employer Legal u kan helpen
Het opstellen en begeleiden van een verbetertraject kan ingewikkeld zijn. Employer Legal biedt juridische ondersteuning aan werkgevers bij het opzetten van effectieve verbeterplannen. Onze experts helpen u bij het vermijden van valkuilen en zorgen ervoor dat u juridisch sterk staat.
Wat kunnen wij voor u doen?
- Advies bij het opstellen van een verbeterplan.
- Begeleiding tijdens het verbetertraject.
- Hulp bij het vastleggen van alle documentatie.
- Juridische ondersteuning bij een eventuele ontslagprocedure.
Een goed uitgevoerd verbetertraject biedt zowel u als de werknemer duidelijkheid en kan leiden tot betere prestaties. Mocht het toch niet lukken, dan heeft u in ieder geval de juiste stappen gezet en een volledig dossier opgebouwd. Heeft u vragen of behoefte aan ondersteuning? Neem dan contact op met Employer Legal. Wij staan klaar om u te helpen.