Dossieropbouw bij disfunctioneren: hoe u een sterk ontslagdossier opbouwt
Als werkgever kunt u te maken krijgen met een werknemer die niet naar behoren presteert. In zulke gevallen is het belangrijk om een goede dossieropbouw te hebben. Een zorgvuldig opgebouwd ontslagdossier is van groot belang als u besluit de werknemer te ontslaan wegens disfunctioneren. In dit artikel leest u hoe u zo’n dossier opstelt, waarom het van groot belang is en welke stappen u kunt nemen om tot een juridisch sterk dossier te komen.
Waarom is dossieropbouw bij disfunctioneren zo belangrijk?
Een solide dossieropbouw is nodig om aan te tonen dat de werknemer daadwerkelijk disfunctioneert. Het is niet genoeg om te zeggen dat iemand niet goed functioneert; u moet het kunnen bewijzen. De kantonrechter zal bij een ontslagprocedure beoordelen of u voldoende heeft gedaan om de werknemer de kans te geven zijn functioneren te verbeteren. Zonder een goed dossier is de kans klein dat een rechter instemt met een ontslag wegens disfunctioneren.
Stappen voor het opbouwen van een goed ontslagdossier
Het opbouwen van een ontslagdossier begint zodra u merkt dat de werknemer niet naar verwachting presteert. Hier zijn de stappen die u kunt volgen:
1. Signaleren van het disfunctioneren
Zodra u merkt dat de werknemer niet goed functioneert, is het belangrijk dit tijdig te herkennen. Misschien ontvangt u klachten van collega’s of ziet u dat doelen niet worden gehaald. Neem deze signalen serieus en onderneem actie.
2. Voeren van functioneringsgesprekken
Ga in gesprek met de werknemer en bespreek de punten waarop hij of zij niet voldoet aan de functie-eisen. Geef concrete voorbeelden en leg uit wat er verbeterd moet worden. Leg deze functioneringsgesprekken schriftelijk vast. Deze gespreksverslagen vormen een belangrijk onderdeel van het personeelsdossier.
3. Opstellen van een verbeterplan
Na het gesprek stelt u samen met de werknemer een verbeterplan op. Hierin omschrijft u duidelijk welke verbeterpunten er zijn en welke stappen de werknemer moet nemen om zijn functioneren te verbeteren. Denk aan coaching, trainingen of extra begeleiding. Bepaal ook binnen welke termijn u verbetering verwacht.
4. Tussentijdse evaluaties
Plan tussentijdse evaluaties om de voortgang te bespreken. Tijdens deze gesprekken beoordeelt u of de werknemer vooruitgang boekt. Leg ook deze gesprekken schriftelijk vast en voeg ze toe aan het personeelsdossier. Zo houdt u een duidelijk overzicht van het hele verbetertraject.
5. Eindevaluatie en vervolgstappen
Als de afgesproken termijn is verstreken, voert u een eindevaluatie uit. Is er voldoende verbetering zichtbaar? Zo ja, dan kunt u het verbetertraject afsluiten. Zo niet, dan kunt u overwegen om verdere stappen te nemen, zoals het starten van een ontslagprocedure.
Het belang van een goed dossier bij ontslag wegens disfunctioneren
Een goed dossier is niet alleen belangrijk voor uzelf, maar ook voor de kantonrechter. Bij een ontslagprocedure zal de rechter beoordelen of u als werkgever voldoende heeft gedaan om de werknemer te helpen zijn functioneren te verbeteren. Zonder overtuigend bewijs van disfunctioneren en zonder een zorgvuldig doorlopen verbetertraject is de kans groot dat de rechter het ontslag afwijst.
Juridische aspecten en het arbeidsrecht
Het arbeidsrecht stelt strenge eisen aan ontslag wegens disfunctioneren. U moet kunnen aantonen dat:
- De werknemer op de hoogte was van de functie-eisen.
- U de werknemer tijdig heeft geïnformeerd over zijn disfunctioneren.
- U voldoende mogelijkheden heeft geboden om het functioneren te verbeteren.
- Herplaatsing in een andere functie niet mogelijk is.
Het is daarom verstandig om juridisch advies in te winnen bij het opbouwen van uw ontslagdossier. Onze advocaten arbeidsrecht kunnen u hierbij ondersteunen.
Veelgemaakte fouten bij dossieropbouw
Soms maken werkgevers fouten bij het opbouwen van een dossier, waardoor het ontslag niet wordt goedgekeurd. Enkele veelvoorkomende fouten zijn:
- Gebrek aan schriftelijke vastlegging: Mondelinge afspraken en gesprekken zijn moeilijk te bewijzen.
- Onvoldoende verbetertraject: De werknemer heeft niet genoeg tijd of middelen gekregen om zich te verbeteren.
- Geen duidelijke functieomschrijving: Als het onduidelijk is wat er van de werknemer wordt verwacht, is disfunctioneren lastig aan te tonen.
Tips voor een succesvol ontslagdossier
- Wees concreet: Gebruik duidelijke voorbeelden van het disfunctioneren.
- Leg alles vast: Bewaar alle gespreksverslagen, memo’s en evaluaties in het personeelsdossier.
- Bied ondersteuning: Laat zien dat u als goed werkgever de werknemer heeft geholpen om zich te verbeteren.
- Volg de procedures: Houd u aan de regels van het arbeidsrecht en eventuele bepalingen in de arbeidsovereenkomst of cao.
Wat als het verbetertraject niet helpt?
Als de werknemer na het verbetertraject nog steeds disfunctioneert, kunt u overwegen om de arbeidsovereenkomst te beëindigen. Dit kan via een ontslagprocedure bij de kantonrechter of met wederzijds goedvinden. Zorg er in beide gevallen voor dat uw dossier op orde is.
Employer Legal kan u helpen
Het opbouwen van een sterk ontslagdossier bij disfunctioneren is een ingewikkeld proces. Employer Legal biedt juridische ondersteuning en helpt u bij elke stap. Onze advocaten zijn gespecialiseerd in het arbeidsrecht en zorgen ervoor dat u juridisch sterk staat.
Een goed opgebouwd dossier is de sleutel tot een succesvol ontslag wegens disfunctioneren. Door zorgvuldig te werk te gaan en alle stappen te volgen, vergroot u de kans op een positieve uitkomst. Heeft u hulp nodig? Neem dan contact op met Employer Legal. Wij staan voor u klaar om juridische ondersteuning te bieden.